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加快工作处理速度,并不会降低你的工作品质

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我们一直都跟时间赛跑,尤其是在讲求效率的职场上,我们都希望自己可以快速的完成工作。《从此不加班的 IPO 工作术》中,日本 IBM 前首席顾问-清水久三子,在书中说明了许多导致我们工作受到的妨碍,以及提高我们工作效率的各种方法。

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加快工作处理速度等于降低工作品质?
其实这并不全然。一般为了提高我们的工作效率,必须把大量的工作在短时间内完成,但要怎么做才不让工作品质降低呢?靠着经验一点一点的累积,是让我们的工作能力达到一定纯熟境界的首要条件。但碍于人的时间有限,若处理工作的速度不够快,就无法让我们的工作量大到磨练工作能力的水准。

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一般我们到公司,第一件想的就是:今天该做什么呢?
清水久三子建议,如果当天工作量少,足够时间让你抵达公司之后,在安排当天的工作内容也无妨。如果时间紧迫的话,要以“周”位单位来管理形成会比以“天”为单位来得更有效率。因为这可以帮助我们省区工作开始之前的思考流程,让我们可以心无旁骛的专注于工作,加速当天工作的起跑速度。

记住以下三点:

  • TO DO:待执行的工作事项
  • TASK:将待执行事项分为:可执行单位,和明确 deadline 的工作任务
  • EVENT:会议等的或共安排

清水久三子建议我们运用这三点来安排工作行程。

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公事、私事、待办事项全列出
以一个月或几个月为单位,公事也好、私事也好,想到的都全列出写在纸上。原因是我们每天的行程中,公私事项都容易混在一起。如果行程表上只安排工作的话,我们的生活就容易被生活填满,而忽略了私人时间。所以,过滤了所有公事和私事之后再做安排。

以【月】为大型工作做安排
所谓的大型工作是:Proposal、Quater Plans 等,一般需要消耗你一星期以上的工作时间的事项。一般大型工作都会有截止日期,所以在安排上必须先以月份做为单位,再俯瞰整天,才开始列出所有的待办事项,以及为每件事项定下自己的 deadline,这一做可以让你更集中专注力再眼前的工作。

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【周】计划是工作的关键
清水久三子建议我们把所有的活动安排都写在当周的行事历里。然后一边确认当月行事历上的 deadline,一边将所有的待办事项分为几个小时之内该完成的事项。把所有待办事项分配好之后,再使用便利贴贴上。

一来,可以让我们随机应变,随时更扁待办事项的执行时间;二来,把便利贴用颜色来分类的话,容易察觉其中的变化。比如:如果蓝色是代表你自己的便利贴数量比较少的话,那就代表你的生活都被工作给占据咯!

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在职场上我们不时都要和时间竞争,善用时间绝对让我们容易达到工作与时间上的平衡。很多人为了想快速完成工作就会省下午餐时间,千万不要这么做!所谓午餐吃得好,上班没烦恼!

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