精打细算

周休3天,如何提升工作效率?

文/Crine

日本微软(Microsoft Japan)今年8月时试办了“周休三日”的实验计划,员工一星期只需要工作4天,没想到,这项实验不但没有降低工作效率,反而还提升了生产力高达40%、办公室影印的纸张减少59%、用电量下降23%,更重要的是,员工们对于这项实验计划的满意度高达94%呢!

图片来源:pixabay.com

日本是一个加班文化非常盛行的国家,因此,周休三日的实验计划缩短了工作时间,却提升了工作生产力,让许多企业也纷纷效仿让员工周休三日,但是,如何能让员工们在较短的工作时间内提升效率呢?

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1.缩短开会时间

冗长的会议一般都会让人感觉烦闷,而且也是一种浪费时间。如果在会议前能够先做好流程,并提前先把会议流程表及要讨论的事项传给所有出席者,让所有人能在会议前有所准备。尽量将开会时间控制在15至30分钟内,以便让所有人在结束会议后,能够立刻着手去更改或执行会议内容。

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2.善用工具

在这数码时代里,有很多线上工具不仅能帮助我们记录工作日程,而且还可有效地跟团队之间达到协调,让整个工作进度更顺利。线上工具如Google Calendar、Google Drive、Evernote、Dropbox、Workplace等都是让团队共享使用的平台和工具,让大家能更有效地更新工作进度,将整个流程更简化、更快速。

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3.执行工作前,先把架构做好

当你被分配执行一份项目时,不要急着着手去支配工作事项,相反地,先花一些时间整理好项目的简报,确认客户的需求和项目目标,再来拟出整个项目的架构。当架构完成后,别急着执行,先跟同事和上司讨论看看这样的架构是否适合,若有更改的话,还可以在执行前进行修改。那么就能大大降低出现错误,或是重复工作的情形。

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一周工作四天固然是很多员工都向往的工作场景,但是,却不是每一个行业都适合这种工作模式,如制造业、技术领域、服务业等。不过,相信日后在先进科技和技术的帮助下,能大大简化人们的工作,将生产力大大提高呢!

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